Project-based Purchasing System

ระบบจัดซื้อที่ปรับกิจกรรมให้ตรงกับความต้องการของโครงการเฉพาะจะช่วยลดโอกาสในการซื้อที่ไม่จำเป็น และประหยัดเวลาและทรัพยากร นอกจากนี้ยังช่วยควบคุมต้นทุนโดยการจัดซื้อตามโครงการ และช่วยในการปรับแต่งแต่ละโครงการเพื่อเข้าถึงทรัพยากรที่เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของตนได้ดีที่สุด ระบบยังช่วยในการจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ เช่น ความล่าช้าในการจัดหาหรือความผันผวนของต้นทุน ข้อกำหนดเฉพาะโครงการและการตรวจสอบงบประมาณช่วยให้ค่าใช้จ่ายโครงการมีความโปร่งใสมากขึ้น และช่วยในการปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ โดยมุ่งเน้นไปที่แต่ละโครงการเพื่อให้มีความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

แนะนำระบบ

ระบบงานนี้พัฒนาในรูปของ Web Application ที่ทำงานบนระบบคลาวด์ทำให้สามารถใช้งานได้ผ่านโปรแกรมเบราเซอร์ในทุกอุปกรณ์ที่รองรับ สามารถทำงานผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอดเวลา โดยตัวระบบจะประกอบด้วย

ระบบคลังสินค้า

เพื่อให้รองรับการทำงานในโครงการที่หลากหลายระบบนี้จึงจะสามารถกำหนดคลังสินค้าได้เองมากกว่า หนึ่งคลัง อาจให้เป็นคลังสินค้าชั่วคราวอยู่ตามไซต์งานหรือเป็นคลังปกติก็ได้ โดยสามารถโยกย้ายสินค้าระหว่างคลังได้ ตัวอย่างเช่นกรณีมีการกำหนดคลังสินค้าให้เฉพาะโครงการ เมื่อโครงการจบลงสินค้าหรือวัสดุที่เหลือก็สามารถโอนกลับเข้าคลังหลักได้ ทำให้สะดวกในการเบิกจ่ายและควบคุมการเบิกจ่ายสินค้าของแต่ละโครงการ

ระบบจัดซื้อ

การจัดซื้อจะเป็นการจัดซื้อโดยอิงกับโครงการ เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ติดตามการจัดซื้อของแต่ละโครงการ/แต่ละงาน ได้ โดยง่าย มีรายงานสรุปการสั่งซื้อการเบิกจ่ายสินค้าตามโครงการ เพื่อดูประสิทธิภาพการสั่งซื้อเพื่อใช้ในโครงการนั้นๆ รวมทั้งต้นทุนการสั่งซื้อวัตถุดิบมาใช้ในโครงการ ลดปัญหาการสั่งซื้อหรือเบิกของเกินความจำเป็น

ขั้นตอนการทำงาน

หลังจากมีการจัดเตรียมข้อมูลพื้นฐานแล้ว การทำงานจะเริ่มจาก

ฝ่ายขายหรือวิศวกร วิเคราะห์โครงการและเริ่มออกใบสั่งของ (Material Request/Purchasing Request) ผ่านระบบส่งไปยังฝ่ายจัดซื้อ

ฝ่ายขายหรือวิศวกร ออกใบ MR
ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบจำนวนสินค้าที่มีและออกใบสั่งซื้อสินค้าที่ขาด ไปยังผู้ขาย
รับสินค้าเข้าคลัง
ผู้ออกใบ MR สามารถติดตามสถานะการสั่งซื้อได้ผ่านระบบ เมื่อสินค้าเข้า สามารถขอเบิกสินค้าไปใช้
สินค้าที่เหลือจาการใช้สามารถโอนคืนกลับเข้าคลัง
ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายหรือการคืนสินได้ผ่านระบบออนไลน์ตลอดเวลา